تنظيم الفعاليات
تنظيم الفعاليات: المواعيد وتتبع الخدمة، العملاء وCRM، الفاتورة الإلكترونية والتقارير.
Challenges
- لا تُتابع ميزانية الفعالية بندًا ببند، فلا يُعرف الربح إلا في اللحظة الأخيرة.
- عقود المورّدين والمكان مبعثرة فالمسؤولية غير واضحة.
- تُنفَّذ طلبات التغيير (الخدمات الإضافية) دون إضافتها إلى العقد.
- لا تُقارن التصفية النهائية بعد الفعالية بالعرض.
Workflows
من العرض إلى الفعالية
- يُفتح مشروع الفعالية بالتاريخ والمكان وعدد المشاركين.
- تُخطَّط بنود الميزانية (المكان، الضيافة، التقنية، الموظفون).
- يتحول العرض المعتمد إلى مشروع وتُصدر طلبات المورّدين.
التغييرات والتصفية النهائية
- يُقدَّم طلب الخدمة الإضافية للاعتماد كبند مستقل.
- تُقيَّد التكاليف الفعلية في المشروع بندًا ببند.
- تُقارن التصفية النهائية بالعرض ويُعرض الفرق في تقرير.
Documents
- مشروع الفعالية
- جدول بنود الميزانية
- عقد المورّد/المكان
- كشف التصفية النهائية
Reports
- فرق الميزانية عن الفعلي
- توزيع تكاليف المورّدين
- نسبة الخدمات الإضافية
- ربحية المشروع
Metrics
- ربحية المشروع
- معدّل انحراف الميزانية
- نسبة الخدمات الإضافية
- التكلفة لكل مشارك
Compliance
- تصريح الفعالية ورخصة المكان
- تأمين المسؤولية المهنية
- بيانات المشاركين وحماية البيانات (KVKK)
Glossary
- مشروع الفعالية
- مركز تكلفة يجمع كل المصروفات
- بند الميزانية
- السطر الذي يلتقي فيه المخطط بالفعلي
- خدمة إضافية
- بند يُضاف لاحقًا رهن الاعتماد
- التصفية النهائية
- كشف التكلفة النهائي بعد الفعالية
الأسئلة الشائعة
هل يمكنني متابعة الميزانية بندًا ببند؟
نعم، المكان والضيافة والتقنية والموظفون بنود منفصلة، ويُقارن المخطط بالفعلي.
هل يمكنني حفظ عقود المورّدين في المشروع؟
نعم، تُربط عقود المكان والمورّدين بمشروع الفعالية.
هل يمكنني تسعير الخدمات الإضافية؟
نعم، يُقدَّم الطلب الإضافي كبند مستقل ويُضاف إلى المشروع عند اعتماده.
هل يمكنني مقارنة التصفية النهائية بالعرض؟
نعم، تُعرض التصفية النهائية جنبًا إلى جنب مع بنود العرض.
هل يمكنني رؤية ربح المشروع؟
نعم، يُقارن الدخل بالتكاليف الفعلية على مستوى البنود فيظهر الربح.