Öffentlicher Sektor
Öffentlicher Sektor: Steuern Sie Betrieb, Bestand, Einkauf, Verkauf, Finanzen und Berichte in einem ERP-System.
Challenges
- Haushaltsansatz und tatsächliche Ausgaben werden getrennt geführt.
- Die Kette von Ausschreibung über Abnahme bis Zahlung ist unterbrochen.
- Die Inventarbücher stimmen nicht mit dem Lager überein.
- Ausgabenbelege lassen sich bei einer Prüfung nicht zusammen vorlegen.
- Ein neuer Vorschuss kann gewährt werden, obwohl ein früherer noch nicht abgerechnet ist.
Workflows
Vom Haushaltsansatz zur Ausgabe
- Dem Haushaltstitel wird ein Ansatz zugewiesen.
- Ein Ausgabenantrag wird dem Ansatz zugeordnet; der Restbetrag ist sofort sichtbar.
- Reicht der Ansatz nicht aus, löst der Antrag eine Warnung aus.
Ausschreibung und Abnahmeprüfung
- Ein Vergabedatensatz wird angelegt; Auftragnehmer und Betrag werden festgelegt.
- Nach der Lieferung wird ein Abnahmeprotokoll erstellt.
- Abgenommene Ware wird dem Inventarbuch und der Zahlung zugeordnet.
Documents
- Haushaltsansatz-Datensatz
- Vergabeakte
- Abnahmeprotokoll
- Inventarbewegungsbeleg
Reports
- Gegenüberstellung von Ansatz und Ausgaben
- Status von Vergaben und Verträgen
- Inventarverzeichnis der beweglichen Güter
- Aufstellung der Ausgabenbelege
Metrics
- Ausschöpfungsquote des Haushaltsansatzes
- Termintreue bei der Ablieferung
- Inventurdifferenz beim Anlagevermögen
- Durchschnittliche Zahlungsdauer
Compliance
- Vergaberecht der öffentlichen Hand
- Verordnung über bewegliches Vermögen
- Regelwerk für Ausgabenbelege
- Kvkk
Glossary
- Haushaltsansatz
- Ausgabenobergrenze je Haushaltstitel
- Abnahmeprüfung
- Lieferbestätigungsprotokoll
- Inventarbuch für bewegliche Güter
- Anlagenverzeichnis-Datensatz
- Ausgabenbeleg
- Beleg als Zahlungsgrundlage
Häufig gestellte Fragen
Kann ich den Restansatz in Echtzeit sehen?
Ja — der Ausgabenantrag wird dem Ansatz zugeordnet; der Restbetrag wird sofort berechnet.
Kann ich die Kette von der Ausschreibung bis zur Zahlung herstellen?
Ja — Vergabe, Abnahme und Zahlung werden in derselben Akte verknüpft.
Kann ich das Inventar beweglicher Güter verfolgen?
Ja — abgenommene Ware wird ins Inventarbuch gebucht und per Inventur bestätigt.
Kann ich das Restbudget vor der Ausgabe einsehen?
Ja, das Restbudget der Haushaltsposition wird im Moment des Antrags geprüft.
Kann ich das Vergabeverfahren samt Unterlagen archivieren?
Ja, Vergabeentscheidung und Vertragsunterlagen werden in der Vorgangsakte archiviert.
Kann ich einen neuen Vorschuss bei nicht abgerechnetem Vorschuss verhindern?
Ja, von Mitarbeitenden mit offenem Vorschuss wird vor einem neuen Vorschuss eine Verrechnungsbuchung verlangt.
