Organización de eventos
Organización de eventos: citas y seguimiento de servicio, clientes y CRM, e-Factura e informes.
Challenges
- El presupuesto del evento no se sigue por partidas, así que el beneficio se conoce al final.
- Los contratos de proveedores y del local están dispersos, la responsabilidad es difusa.
- Las peticiones de cambio (servicios extra) se ejecutan sin añadirse al contrato.
- La liquidación final tras el evento no se compara con la oferta.
Workflows
De la oferta al evento
- El proyecto del evento se abre con fecha, lugar y número de asistentes.
- Se planifican las partidas (local, catering, técnica, personal).
- La oferta aprobada se convierte en proyecto y se emiten pedidos a proveedores.
Cambios y liquidación final
- La petición de servicio extra se somete a aprobación como partida aparte.
- Los costes reales se anotan en el proyecto por partidas.
- La liquidación final se compara con la oferta y la desviación se informa.
Documents
- Proyecto del evento
- Cuadro de partidas presupuestarias
- Contrato de proveedor/local
- Desglose de la liquidación final
Reports
- Desviación presupuesto-real
- Distribución de costes de proveedores
- Proporción de servicios extra
- Rentabilidad del proyecto
Metrics
- Rentabilidad del proyecto
- Tasa de desviación presupuestaria
- Proporción de servicios extra
- Coste por asistente
Compliance
- Permiso del evento y licencia del local
- Seguro de responsabilidad profesional
- Datos de asistentes y protección de datos (KVKK)
Glossary
- Proyecto del evento
- Centro de coste que reúne todos los gastos
- Partida presupuestaria
- La línea donde lo planificado y lo real se comparan
- Servicio extra
- Partida añadida después, sujeta a aprobación
- Liquidación final
- Desglose de costes definitivo tras el evento
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir el presupuesto por partidas?
Sí, local, catering, técnica y personal son partidas separadas; lo planificado y lo real se comparan.
¿Puedo guardar los contratos de proveedores en el proyecto?
Sí, los contratos del local y de proveedores se vinculan al proyecto del evento.
¿Puedo cobrar los servicios extra?
Sí, la petición extra se somete como partida aparte y, aprobada, se añade al proyecto.
¿Puedo comparar la liquidación final con la oferta?
Sí, la liquidación final se informa junto a las partidas de la oferta.
¿Puedo ver el beneficio del proyecto?
Sí, los ingresos se comparan con los costes reales por partida y sale el beneficio.
