Eventorganisation
Eventorganisation: Termine und Service-Tracking, Kunden und CRM, E-Rechnung und Berichte.
Challenges
- Das Eventbudget wird nicht positionsweise verfolgt — der Gewinn zeigt sich erst am Ende.
- Lieferanten- und Locationverträge sind verstreut — die Verantwortung ist unklar.
- Änderungswünsche (Zusatzleistungen) werden ohne Vertragsnachtrag umgesetzt.
- Die Schlussabrechnung nach dem Event wird nicht mit dem Angebot verglichen.
Workflows
Vom Angebot zum Event
- Das Eventprojekt wird mit Datum, Location und Teilnehmerzahl angelegt.
- Budgetpositionen (Location, Catering, Technik, Personal) werden geplant.
- Das freigegebene Angebot wird zum Projekt; Lieferantenbestellungen werden ausgelöst.
Änderungen und Schlussabrechnung
- Ein Zusatzleistungswunsch wird als eigene Position zur Freigabe vorgelegt.
- Ist-Kosten werden positionsweise auf das Projekt gebucht.
- Die Schlussabrechnung wird mit dem Angebot verglichen; die Abweichung wird berichtet.
Documents
- Eventprojekt
- Budgetpositionsübersicht
- Lieferanten-/Locationvertrag
- Aufstellung der Schlussabrechnung
Reports
- Abweichung Budget/Ist
- Lieferantenkostenverteilung
- Zusatzleistungsquote
- Projektrentabilität
Metrics
- Projektrentabilität
- Budgetabweichungsquote
- Zusatzleistungsquote
- Kosten je Teilnehmer
Compliance
- Veranstaltungsgenehmigung und Locationlizenz
- Berufshaftpflichtversicherung
- Teilnehmerdaten und Datenschutz (KVKK)
Glossary
- Eventprojekt
- Kostenstelle, die alle Ausgaben bündelt
- Budgetposition
- Die Zeile, in der Plan und Ist aufeinandertreffen
- Zusatzleistung
- Nachträglich ergänzte, freigabepflichtige Position
- Schlussabrechnung
- Endgültige Kostenaufstellung nach dem Event
Häufig gestellte Fragen
Kann ich das Budget positionsweise verfolgen?
Ja — Location, Catering, Technik und Personal sind eigene Positionen; Plan und Ist werden verglichen.
Kann ich Lieferantenverträge im Projekt ablegen?
Ja — Location- und Lieferantenverträge hängen am Eventprojekt.
Kann ich Zusatzleistungen berechnen?
Ja — der Zusatzwunsch geht als eigene Position in die Freigabe und wird nach Genehmigung dem Projekt hinzugefügt.
Kann ich die Schlussabrechnung mit dem Angebot vergleichen?
Ja — die Schlussabrechnung wird den Angebotspositionen gegenübergestellt.
Kann ich den Projektgewinn sehen?
Ja — Erlöse werden mit den Ist-Kosten je Position verglichen; daraus ergibt sich der Gewinn.
