Publieke sector
Publieke sector: beheer activiteiten, voorraad, inkoop, verkoop, financiën en rapportages in één ERP.
Challenges
- Begrotingskrediet en werkelijke uitgaven staan apart.
- De keten aanbesteding–oplevering–betaling is verbroken.
- De registers van roerende goederen kloppen niet met het magazijn.
- Uitgavenstukken zijn bij een controle niet gezamenlijk te leveren.
- Er kan een nieuw voorschot worden verstrekt terwijl een eerder voorschot nog openstaat.
Workflows
Van krediet naar uitgave
- Aan de begrotingspost wordt een krediet toegekend.
- Een uitgaveverzoek wordt aan het krediet gekoppeld en het restant is direct zichtbaar.
- Is het krediet ontoereikend, dan geeft het verzoek een waarschuwing.
Aanbesteding en opleveringskeuring
- Er wordt een aanbestedingsregistratie geopend en opdrachtnemer en bedrag vastgesteld.
- Na levering wordt een opleveringsprotocol opgemaakt.
- Geaccepteerde goederen worden gekoppeld aan het activaregister en de betaling.
Documents
- Kredietregistratie
- Aanbestedingsdossier
- Opleveringsprotocol
- Mutatiebon roerende goederen
Reports
- Vergelijking krediet en uitgaven
- Status van aanbestedingen en contracten
- Inventarisoverzicht roerende goederen
- Overzicht uitgavenstukken
Metrics
- Benuttingsgraad van het krediet
- Percentage tijdige leveringen
- Inventarisverschil van activa
- Gemiddelde betaaltermijn
Compliance
- Regelgeving voor overheidsaanbestedingen
- Reglement roerende goederen
- Regels voor uitgavendocumentatie
- Kvkk
Glossary
- Begrotingskrediet
- Uitgavenplafond gekoppeld aan de begrotingspost
- Opleveringskeuring
- Verificatieprotocol van levering
- Register roerende goederen
- Inventarisregistratie van vaste activa
- Uitgavenstuk
- Document dat een betaling onderbouwt
FAQ
Kan ik het resterende krediet realtime zien?
Ja, het uitgaveverzoek wordt aan het krediet gekoppeld en het restant wordt direct berekend.
Kan ik de keten van aanbesteding tot betaling opbouwen?
Ja, aanbesteding, oplevering en betaling worden in hetzelfde dossier gekoppeld.
Kan ik de inventaris van roerende goederen volgen?
Ja, geaccepteerde goederen worden in het register geboekt en met telling bevestigd.
Kan ik het resterende budget vóór de uitgave zien?
Ja, het resterende budget van de begrotingspost wordt op het moment van de aanvraag gecontroleerd.
Kan ik het aanbestedingsproces met bijbehorende documenten bewaren?
Ja, het gunningsbesluit en de contractstukken worden in het projectdossier gearchiveerd.
Kan ik een nieuw voorschot blokkeren zolang een eerder voorschot openstaat?
Ja, van medewerkers met een openstaand voorschot wordt vóór een nieuw voorschot een verrekeningsboeking gevraagd.
