Evenementenorganisatie
Evenementenorganisatie: afspraken en serviceregistratie, klanten en CRM, e-Factuur en rapportages.
Challenges
- Het eventbudget wordt niet per post gevolgd, dus de winst blijkt pas op het laatst.
- Leveranciers- en locatiecontracten liggen verspreid, dus is de verantwoordelijkheid onduidelijk.
- Wijzigingsverzoeken (extra diensten) worden uitgevoerd zonder ze aan het contract toe te voegen.
- De eindafrekening na het event wordt niet met de offerte vergeleken.
Workflows
Van offerte naar event
- Het eventproject wordt geopend met datum, locatie en aantal deelnemers.
- Budgetposten (locatie, catering, techniek, personeel) worden gepland.
- De goedgekeurde offerte wordt het project en leveranciersorders worden geplaatst.
Wijzigingen en eindafrekening
- Een verzoek om extra dienst gaat als aparte post ter goedkeuring.
- Werkelijke kosten worden per post op het project geboekt.
- De eindafrekening wordt met de offerte vergeleken en het verschil gerapporteerd.
Documents
- Eventproject
- Overzicht budgetposten
- Leveranciers-/locatiecontract
- Specificatie eindafrekening
Reports
- Verschil budget-werkelijk
- Verdeling leverancierskosten
- Aandeel extra diensten
- Projectwinstgevendheid
Metrics
- Projectwinstgevendheid
- Budgetafwijkingspercentage
- Aandeel extra diensten
- Kosten per deelnemer
Compliance
- Evenementenvergunning en locatievergunning
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
- Deelnemersgegevens en gegevensbescherming (KVKK)
Glossary
- Eventproject
- Kostenplaats die alle uitgaven bundelt
- Budgetpost
- De regel waar plan en werkelijkheid samenkomen
- Extra dienst
- Later toegevoegde post die goedkeuring vereist
- Eindafrekening
- Definitieve kostenspecificatie na het event
Veelgestelde vragen
Kan ik het budget per post volgen?
Ja, locatie, catering, techniek en personeel zijn aparte posten; plan en werkelijk worden vergeleken.
Kan ik leverancierscontracten in het project bewaren?
Ja, locatie- en leverancierscontracten worden aan het eventproject gekoppeld.
Kan ik extra diensten in rekening brengen?
Ja, het extra verzoek gaat als aparte post ter goedkeuring en wordt na akkoord aan het project toegevoegd.
Kan ik de eindafrekening met de offerte vergelijken?
Ja, de eindafrekening wordt naast de offerteregels gerapporteerd.
Kan ik de projectwinst zien?
Ja, omzet wordt vergeleken met werkelijke kosten per post en zo ontstaat de winst.