Organização de eventos
Organização de eventos: agendamentos e rastreio de serviços, clientes e CRM, e-Fatura e relatórios.
Challenges
- O orçamento do evento não é acompanhado por item, então o lucro só aparece no fim.
- Os contratos de fornecedores e do local estão dispersos, então a responsabilidade é incerta.
- Pedidos de mudança (serviços extras) são executados sem entrar no contrato.
- O acerto final pós-evento não é comparado com a proposta.
Workflows
Da proposta ao evento
- O projeto do evento é aberto com data, local e número de participantes.
- As linhas de orçamento (local, buffet, técnica, equipe) são planejadas.
- A proposta aprovada vira projeto e os pedidos aos fornecedores são feitos.
Mudanças e acerto final
- O pedido de serviço extra é submetido à aprovação como item separado.
- Os custos reais são lançados no projeto item a item.
- O acerto final é comparado com a proposta e a variação é relatada.
Documents
- Projeto do evento
- Quadro de itens do orçamento
- Contrato de fornecedor/local
- Detalhamento do acerto final
Reports
- Variação orçado x realizado
- Distribuição de custos de fornecedores
- Proporção de serviços extras
- Lucratividade do projeto
Metrics
- Lucratividade do projeto
- Taxa de desvio orçamentário
- Proporção de serviços extras
- Custo por participante
Compliance
- Licença do evento e alvará do local
- Seguro de responsabilidade profissional
- Dados dos participantes e proteção de dados (KVKK)
Glossary
- Projeto do evento
- Centro de custo que reúne todas as despesas
- Item de orçamento
- A linha onde o planejado e o realizado se encontram
- Serviço extra
- Item adicionado depois, sujeito à aprovação
- Acerto final
- Detalhamento final de custos pós-evento
Perguntas Frequentes
Posso acompanhar o orçamento item a item?
Sim, local, buffet, técnica e equipe são itens separados; o planejado e o real são comparados.
Posso manter os contratos de fornecedores no projeto?
Sim, os contratos do local e de fornecedores são vinculados ao projeto do evento.
Posso cobrar por serviços extras?
Sim, o pedido extra é submetido como item separado e, aprovado, entra no projeto.
Posso comparar o acerto final com a proposta?
Sim, o acerto final é relatado lado a lado com os itens da proposta.
Posso ver o lucro do projeto?
Sim, a receita é comparada com os custos reais por item e o lucro é apurado.