Etkinlik & Organizasyon
Etkinlik & Organizasyon: randevu ve servis takibi, müşteri ve CRM, e-Belge ve raporlama.
Challenges
- Etkinlik bütçesi kalem bazında izlenmediği için kâr son anda anlaşılıyor.
- Tedarikçi ve mekan sözleşmeleri dağınık olduğundan sorumluluk belirsiz.
- Değişiklik talepleri (ek hizmet) sözleşmeye eklenmeden yapılıyor.
- Etkinlik sonrası kesin hesap teklifle karşılaştırılmıyor.
Workflows
Tekliften etkinliğe
- Etkinlik projesi; tarih, mekan ve katılımcı sayısıyla açılır.
- Bütçe kalemleri (mekan, ikram, teknik, personel) planlanır.
- Onaylanan teklif projeye dönüşür ve tedarikçi siparişleri verilir.
Değişiklik ve kesin hesap
- Ek hizmet talebi ayrı kalem olarak onaya sunulur.
- Gerçekleşen maliyetler kalem bazında projeye yazılır.
- Kesin hesap teklifle karşılaştırılır ve fark raporlanır.
Documents
- Etkinlik projesi
- Bütçe kalem cetveli
- Tedarikçi/mekan sözleşmesi
- Kesin hesap dökümü
Reports
- Bütçe–gerçekleşen farkı
- Tedarikçi maliyet dağılımı
- Ek hizmet oranı
- Proje kârlılığı
Metrics
- Proje kârlılığı
- Bütçe sapma oranı
- Ek hizmet oranı
- Katılımcı başına maliyet
Compliance
- Etkinlik izni ve mekan ruhsatı
- Meslek sorumluluk sigortası
- Katılımcı verisi ve KVKK
Glossary
- Etkinlik projesi
- Tüm gideri toplayan maliyet merkezi
- Bütçe kalemi
- Planlanan ve gerçekleşenin karşılaştığı satır
- Ek hizmet
- Onaya bağlı sonradan eklenen kalem
- Kesin hesap
- Etkinlik sonrası nihai maliyet dökümü
FAQ
Bütçeyi kalem bazında izleyebilir miyim?
Evet, mekan, ikram, teknik ve personel ayrı kalemdir; planlanan ile gerçekleşen karşılaştırılır.
Tedarikçi sözleşmelerini projede tutabilir miyim?
Evet, mekan ve tedarikçi sözleşmeleri etkinlik projesine bağlanır.
Ek hizmeti ücretlendirebilir miyim?
Evet, ek talep ayrı kalem olarak onaya sunulur ve onaylanınca projeye eklenir.
Kesin hesabı teklifle karşılaştırabilir miyim?
Evet, kesin hesap teklif kalemleriyle yan yana raporlanır.
Proje kârını görebilir miyim?
Evet, gelir ile kalem bazlı gerçekleşen maliyet karşılaştırılarak kâr çıkar.
