Organisation d'événements
Organisation d'événements: rendez-vous et suivi service, clients et CRM, e-Facture et rapports.
Challenges
- Le budget de l'événement n'est pas suivi poste par poste : le profit ne se voit qu'à la fin.
- Les contrats fournisseurs et de salle sont éparpillés : la responsabilité est floue.
- Les demandes de modification (services en plus) sont réalisées sans avenant au contrat.
- Le décompte final après l'événement n'est pas comparé au devis.
Workflows
Du devis à l'événement
- Le projet d'événement est ouvert avec date, lieu et nombre de participants.
- Les postes budgétaires (salle, traiteur, technique, personnel) sont planifiés.
- Le devis approuvé devient projet et les commandes fournisseurs sont passées.
Modifications et décompte final
- La demande de service supplémentaire est soumise à validation en ligne distincte.
- Les coûts réels sont imputés au projet poste par poste.
- Le décompte final est comparé au devis et l'écart est rapporté.
Documents
- Projet d'événement
- Tableau des postes budgétaires
- Contrat fournisseur/salle
- Détail du décompte final
Reports
- Écart budget/réel
- Répartition des coûts fournisseurs
- Part des services supplémentaires
- Rentabilité du projet
Metrics
- Rentabilité du projet
- Taux d'écart budgétaire
- Part des services supplémentaires
- Coût par participant
Compliance
- Autorisation d'événement et licence de salle
- Assurance responsabilité professionnelle
- Données des participants et protection des données (KVKK)
Glossary
- Projet d'événement
- Centre de coûts regroupant toutes les dépenses
- Poste budgétaire
- La ligne où le prévu rencontre le réalisé
- Service supplémentaire
- Ligne ajoutée ensuite, soumise à validation
- Décompte final
- Détail définitif des coûts après l'événement
Questions fréquentes
Puis-je suivre le budget poste par poste ?
Oui, salle, traiteur, technique et personnel sont des postes distincts ; prévu et réalisé sont comparés.
Puis-je conserver les contrats fournisseurs dans le projet ?
Oui, les contrats de salle et fournisseurs sont rattachés au projet d'événement.
Puis-je facturer les services supplémentaires ?
Oui, la demande passe en validation comme ligne distincte et rejoint le projet une fois approuvée.
Puis-je comparer le décompte final au devis ?
Oui, le décompte final est présenté en regard des lignes du devis.
Puis-je voir le profit du projet ?
Oui, les recettes sont comparées aux coûts réels par poste, d'où le profit.
