Organizzazione eventi
Organizzazione eventi: appuntamenti e tracciamento servizi, clienti e CRM, e-Fattura e report.
Challenges
- Il budget dell'evento non si segue per voce, così l'utile si scopre all'ultimo.
- I contratti di fornitori e location sono sparsi, la responsabilità è incerta.
- Le richieste di modifica (servizi extra) si eseguono senza aggiungerle al contratto.
- Il conto finale post-evento non si confronta con l'offerta.
Workflows
Dall'offerta all'evento
- Il progetto evento si apre con data, location e numero di partecipanti.
- Le voci di budget (location, catering, tecnica, personale) si pianificano.
- L'offerta approvata diventa progetto e si emettono gli ordini ai fornitori.
Modifiche e conto finale
- La richiesta di servizio extra va in approvazione come voce separata.
- I costi effettivi si registrano sul progetto voce per voce.
- Il conto finale si confronta con l'offerta e lo scostamento viene riportato.
Documents
- Progetto evento
- Prospetto delle voci di budget
- Contratto fornitore/location
- Dettaglio del conto finale
Reports
- Scostamento budget-consuntivo
- Ripartizione dei costi fornitori
- Quota di servizi extra
- Redditività del progetto
Metrics
- Redditività del progetto
- Tasso di scostamento dal budget
- Quota di servizi extra
- Costo per partecipante
Compliance
- Permesso per l'evento e licenza della location
- Assicurazione di responsabilità professionale
- Dati dei partecipanti e protezione dei dati (KVKK)
Glossary
- Progetto evento
- Centro di costo che raccoglie tutte le spese
- Voce di budget
- La riga dove pianificato e consuntivo si incontrano
- Servizio extra
- Voce aggiunta in seguito, soggetta ad approvazione
- Conto finale
- Dettaglio definitivo dei costi post-evento
Domande frequenti
Posso seguire il budget voce per voce?
Sì, location, catering, tecnica e personale sono voci separate; pianificato e consuntivo si confrontano.
Posso tenere i contratti dei fornitori nel progetto?
Sì, i contratti di location e fornitori si legano al progetto evento.
Posso far pagare i servizi extra?
Sì, la richiesta extra va in approvazione come voce separata e, approvata, si aggiunge al progetto.
Posso confrontare il conto finale con l'offerta?
Sì, il conto finale si riporta accanto alle voci dell'offerta.
Posso vedere l'utile del progetto?
Sì, i ricavi si confrontano con i costi effettivi per voce e ne esce l'utile.
